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Office Manager F/H

  • Assistanat
  • 2019-35939
  • Boulogne-Billancourt, Île-de-France
  • CDI
  • Bac+2
  • Expérience: Débutant

Vous serez bien chez nous.

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VINCI Facilities, intégrée à la division Vinci Energies France, a pour mission de gérer tout ou partie des installations techniques de bâtiments professionnels et des services aux occupants tout en optimisant les coûts et la qualité.

Au sein du Pôle VINCI Energies France Facilities IDF Tertiaire (CA 250M€, 1650 collaborateurs), vous rejoindrez Greenaffair, entreprise dédiée au conseil et à l’ingénierie environnementale. Nous accompagnons les projets immobiliers de nos clients (promoteurs, foncières, gestionnaires de biens, collectivités…) sur les thématiques de confort, d’énergie, de biodiversité et de responsabilité sociale.

Notre engagement : proposer des solutions innovantes pour des constructions toujours plus saines, plus confortables, plus durables et plus performantes.

En tant qu'Office Manager (H/F), vous êtes rattaché au Responsable Administratif et Financier de Greenaffair pour participer aux missions suivantes :

  • Garantir un espace de vie confortable, sain et agréable pour nos collaborateurs et nos clients,

  • Etre le contact privilégié pour nos prestataires de services (gestionnaire, ménage, fournisseurs…),

  • Saisie des factures fournisseurs et clients, saisie des encaissements et décaissements,

  • Gérer la flotte de véhicules (assurance, contrôles techniques, carte carburant, entretiens…),

  • Gérer la téléphonie (mise à disposition, gestion des lignes, relation opérateur...),

  • Organiser les déplacements des collaborateurs, (réservation billets d’avion, hôtel, location véhicule…),

  • Gérer les formalités administratives des formations de nos collaborateurs (inscription, planning, demandes de financement…),

  • Participer à la réalisation de dossiers de réponse à Appel d’Offres,

  • Contrôler les notes de frais,

  • Commander le petit matériel, les fournitures, les tickets restaurant, les petit déjeuner hebdomadaires, les bouteilles d’eau, les snacks…

  • Accueillir nos visiteurs, préparer les salles de réunion,

  • Assurer le standard téléphonique et gérer le courrier,

Offre en CDI, basée à Boulogne-Billancourt (92), à pourvoir dès que possible.




Profil :

De formation Bac+2 (BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de Direction, BTS Assistant de Gestion PME-PMI et tout autre diplôme équivalent), vous recherchez une expérience variée et responsabilisante au sein d'une structure dynamique à taille humaine. Vous justifiez d'une première expérience professionnelle réussie, en phase avec les missions du poste.

Vos atouts pour ce poste ? Excellent relationnel et grande capacité d’adaptation, soutien et bienveillance envers nos collaborateurs, proactivité, autonomie, bonne organisation, et rigueur.

Vous maîtrisez le Pack Office. La connaissance de SAP serait un plus.




Entité de rattachement :
Connexion, performance, efficience énergétique, datas : dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux mutations majeures : la transformation digitale et la transition énergétique. Ancrées dans les territoires et organisées en mode agile, les entreprises de VINCI Energies rendent les infrastructures d'énergie, de transport et de communication, les usines ainsi que les bâtiments chaque jour plus fiables, plus sûrs, plus efficients. 2018 : 12,6 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 77 500 collaborateurs // 1800 entreprises // 53 pays