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Assistant de direction F/H

  • Assistanat
  • 2021-56250
  • Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur Region
  • Contrat à durée indéterminée
  • Bac +2
  • Expérience: Supérieur à 5 ans
  • Marseille
Date: 20/10/2021

Le bureau d’ingénierie technique de VINCI Construction France, SENG (STRUCTURES ENGINERING) met à la disposition de toutes les sociétés du groupe, son savoir-faire et son expérience en ingénierie, dans tous les domaines de la construction.

Au sein de cette équipe, nous recrutons un(e) Assistant.e de direction qui sera directement rattaché au Directeur Général.

A ce titre vos missions seront les suivantes :

Secrétariat :

Secrétariat courant (tâches partagées avec l'Assistante administrative) : courrier, téléphone, envoi plans et notes de calcul, archivage et SAV, organisation des voyages, inscriptions aux JT, commande des fournitures, photocopies, scans, …

Ressources Humaines :

  • Gestion des absences du personnel
  • Gestion des visites médicales.
  • Réponses aux questions des salariés relatifs aux sujets RH, en lien avec la Direction des Ressources Humaines du siège

Tâches administratives :

  • Constitution des dossiers de candidature et de demandes d'acceptation en tant que sous-traitant (dossiers administratifs, références des ouvrages similaires, DC2, DC4, …).
  • Relecture des contrats d'études et conventions de groupement (partie administrative).

Gestion financière et comptable :

  • Contrôle et saisie des notes de frais et des factures.
  • Validation des dépenses sur notre outil de suivi
  • Validation des virements bancaires (THETYS) et des virements internationaux.
  • Suivi et contrôle de la facturation des sous-traitants (contrats, cumuls facturés, prévisions, …).
  • Calcul mensuel des dépenses et de l'avancement des études de chaque ouvrage étudié
  • Création des tableaux de bord 
  • Suivi de la facturation dans sa globalité
  • Bilan financier trimestriel pour chaque affaire : dépenses, recettes, résultat, solde restant à facturer, facturation prévisionnelle pour l'année en cours et les années à venir, répartition géographique des affaires et son évolution dans le temps, résultats par région, …
  • Calcul en fin de trimestre des provisions à intégrer dans les comptes.
  • Comparaison trimestrielle avec les données issues de SI compta pour chercher et rectifier les éventuels écarts.

Système Qualité : Participation à la mise à jour de diverses procédures Qualité, et à la gestion du SMQ


De formation bac + 2 ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d’au moins cinq ans dans une fonction similaire. Vous faites preuve de rigueur et de méthode. On reconnait vos qualités d'écoute et de travail en équipe, ainsi que votre capacité à fédérer les équipes. Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Votre réactivité, votre adaptabilité vous sont nécessaires pour réussir dans cette fonction.

Le poste à pourvoir est basé à Marseille.

Entité

VINCI Construction France, filiale du Groupe VINCI et leader français du BTP, met au service de ses clients publics et privés, son excellence opérationnelle, ses savoir-faire d'entreprise générale et d'ensemblier, les ressources de ses 360 implantations réparties sur tout le territoire et le professionnalisme de ses 20 000 collaborateurs pour concevoir, financer, réaliser et exploiter tout projet de construction. VINCI Construction France intervient dans tous les métiers du bâtiment, du génie-civil, des réseaux, des métiers de spécialités et du développement immobilier.